セールスイネーブルメント 2024.08.02

案件管理のやり方とは？5つのツールや選び方まで分かりやすく解説。

手間を省いて営業チームの生産性を向上させるため、案件管理システムの導入を検討する企業は少なくありません。

しかしながら、

・案件管理のやり方がそもそもわからない
・システムを導入するメリットや選び方がよくわからない

とお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで本記事では、営業の案件管理システムを使うメリットや選び方を解説します。おすすめのシステムも紹介するので、ぜひ参考にしてください。

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INDEX目次

営業の案件管理とは

案件管理とは、営業活動の進捗状況を可視化する取り組みです。「誰が案件を担当したのか」「顧客からどのような要望があったのか」などの情報を整理しておかないと、一部の担当者しか進捗を把握できていない状況に陥る可能性があります。

このように、情報が適切に共有されていない「営業の属人化」を避けるのが案件管理の役割です。営業チームの生産性を向上させ、成果を最大化するためには、効率的な案件管理が欠かせません。

営業の案件管理システムを使うメリットとは

エクセルやスプレッドシートで管理できるにもかかわらず案件管理システムが必要とされるのは、以下のようなメリットがあるからです。

効率的な案件追跡と管理

案件管理システムを使うと、複数の営業案件のデータを一元管理できます。最新情報をリアルタイムで確認できるため、各案件の進捗状況を把握しやすいのがメリットです。

また、情報の抜け漏れや重複のリスクを限りなく減らせます。営業チーム全体で共有できるデータベースを構築することで、人為的なミスの少ない情報共有が可能です。

営業プロセスの可視化

営業プロセスを可視化できるのも大きなメリットです。

案件管理システムでは、各案件が今どの段階にあるのかを一目で把握できます。営業プロセスの可視化によって、「担当者を適切に配置できているか」「手助けが必要な案件はないか」などを確認し、適切な対策を立てられるようになります。

顧客とのコミュニケーション履歴管理

顧客との過去のやり取りや反応、使用した資料などの情報もまとめて管理できます。

蓄積された情報を有効活用すれば、過去の似たような案件をもとに顧客へのアプローチ方法を検討することも可能です。うまくいかなかった案件を参考にして見込み客へのアプローチ方法を見直せば、契約の成立率を高められます。

案件管理ツールの種類3選

案件管理ツールは、「エクセル/Googleスプレッドシート」「タスク管理ツール」「SFA・CRMツール」の3種類に大きく分けられます。それぞれのメリットとデメリットを解説します。

Excel（エクセル）/Googleスプレッドシート

エクセルやGoogleスプレッドシートは、自由度の高い表計算ツールとして営業の案件管理にも用いられています。次のようなメリットとデメリットが挙げられます。

メリット
・導入コストがかからない
・フォーマットや管理方法の自由度が高い

デメリット
・アナログ管理のため手間がかかる
・営業チーム全体で入力ルールを共有する必要がある

手作業での管理では情報をリアルタイムで更新できないため、どうしても情報共有に時差が生じてしまいます。そのため、エクセル管理は初歩的な案件には活用可能ですが、大規模な案件管理にはあまり向いていません。Googleスプレッドシートの場合はリアルタイムの更新が可能ですが、手間がかかる点や入力ルールの共有が必要な点はエクセルと同じです。

タスク管理ツール

個々の業務を可視化して進捗状況を把握する「タスク管理ツール」も、営業の案件管理に用いられます。次のような点がメリットとデメリットです。

メリット
・案件の進捗状況がひと目でわかる
・営業活動以外の業務管理にも対応できる

デメリット
・ツールによっては利用料金がかかる
・案件管理専用のツールではない

タスク管理ツールは、あくまでタスクの見落としを防ぐのが目的です。案件管理専用ツールと比較すると、データの分析機能やカスタマイズ性が十分でない場合があります。

SFA・CRMツール

SFA（Sales Force Automation）は営業支援ツール、CRM（Customer Relationship Management）は顧客管理ツールとも呼ばれます。いずれも営業活動をサポートする専用ツールであり、以下のような特徴があります。

メリット
・営業活動の効率化に特化している
・営業プロセスや顧客情報を一元管理できる

デメリット
・導入と運用にコストがかかる
・ツールの設定に手間がかかる

案件管理だけでなく、顧客管理や営業プロセスの可視化にも役立つのがSFA・CRMツールの魅力です。営業活動全般をサポートしてもらいたいときに有力な選択肢となります。

エクセルでの案件管理が避けられる理由

従来はエクセルで案件管理を行うのが一般的でしたが、手間の多さから敬遠する企業が見られるようになりました。多くの手動作業が伴うエクセルでは、データの入力や更新に時間と労力が必要です。

また、リアルタイムでの情報共有が難しい点も無視できない問題です。専用の案件管理ツールであれば効率的な情報共有が可能ですが、エクセルではどうしても最新の情報を共有するのに時間のズレが生じてしまいます。特に、リモートワークを導入している企業や、複数の拠点をもつ企業にはスムーズな情報共有が欠かせないため、エクセルでの案件管理は不向きです。

営業向け案件管理システムの選び方4選

入念な下調べをせず営業案件管理ツールを導入すると、「データの入力に手間がかかる」「システムが扱いづらい」などと感じる場合があります。自社に合ったシステムを選ぶには、以下の4つのポイントを重視することが大切です。

容易に扱えるか

システムの使いやすさは重要なポイントのひとつです。多彩な機能が搭載されたシステムであっても、それを使いこなせないようでは性能を十分には活かせません。直感的に操作でき、短期間で使い方をマスターできるシステムを選びましょう。

案件管理システムの中には、無料トライアルを実施している製品もあります。トライアルを活用して実際に営業担当者に利用してもらい、使用感を細かくチェックするのがおすすめです。

他のツールやシステムとの連携機能はあるか

他の営業支援ツールや企業内のシステムと、スムーズに連携できるかも重要なポイントです。連携機能があれば同じ情報を何度も入力する必要がなくなり、効率的に情報を管理できます。

特に確認しておきたいのは、API連携やデータインポート・エクスポート機能です。名刺管理ツールやグループウェアなど、日常業務で活用しているツールとの連携が可能かよく確認しておきましょう。

モバイルに対応しているか

システムがモバイルに対応していれば、情報入力と確認の手間を大きく削減できます。例えば、外出先でスマートフォンから案件の進捗状況を入力したり、次の商談に向けて情報を確認したりする使い方が可能です。

モバイルに対応していない場合は、わざわざ自社のオフィスに戻り、パソコンから情報を入力・確認しなければなりません。営業担当者の柔軟な働き方をサポートする意味でも、モバイルに対応しているかは重要なポイントです。

サポート体制は整っているか

導入後のサポートが充実しているかも重要な視点です。システムの利用を社内に定着させるために、導入支援やトラブルシューティングを迅速に行ってくれるシステムを選びましょう。

サポート内容は、システムを提供する企業や契約プランによって異なります。どのようなサポートが必要なのか事前に検討しておきましょう。

まとめ

営業の案件管理システムでデータを一元管理すると、各案件の進捗状況を把握しやすくなる、顧客とのコミュニケーション履歴を営業活動に活かせるなどのメリットがあります。

営業支援ツール「SALESCORE」では、リアルタイムで進捗状況の把握やデータ分析が可能です。SFAと連携し、エクセルのような操作感で管理できるため、案件管理システムへの移行を検討中の方はぜひ利用してみてください。