案件管理とは？必要な項目や注意点について解説

案件管理とは

案件管理とは、商談の経緯・内容・進捗、取引先の情報など、案件に関する情報を可視化して管理することです。管理すべき情報としては、「いつ」「どこで」「だれが」「何を」「どんな原因で」「どのように」という5W1Hの情報に加え、受注の見込みや予想される売上額などが挙げられます。これらの情報を必要に応じてすぐ取り出せるようにすることが、管理です。

案件管理の目的

案件管理の主な目的は、目標達成率の向上と営業活動の効率化です。案件管理を行えば、各案件の情報が可視化されて正確かつ明確に管理でき、上司による指示やチーム内での情報共有・連携もしやすくなります。案件内容のブラックボックス化を回避して、顧客への効果的なアプローチが可能となり、業務効率化も図れます。

また、案件管理には、受注確度を高める、属人化を回避する、業務改善を分析するなどの目的もあります。あらかじめ、こうした目的を明らかにしておくことが大切です。

案件管理の5つのメリット

案件を適切に管理することで、次の5つのメリットが得られます。それぞれを詳しく解説します。

受注率の向上

まず挙げられるのは、顧客のニーズに応じたタイミングでアプローチ可能となることによる、受注率の向上です。課題が生じた場合も、営業プロセスのどこに問題があるかが見つけやすくなります。これにより、上司は速やかに的確なアドバイスや指示ができて、失注を防げます。

営業組織の属人性の排除

特定の営業担当者しか案件情報を知らない状態は、適切な情報管理によって回避できます。誰でも案件の状況がわかるようになるため、担当者が不在のときも別のスタッフが対応することが可能です。属人性を排除し、組織的な営業活動やその質の均一化ができる点はメリットです。

データに基づいた意思決定

管理・蓄積された案件データは、分析することで経営上の意思決定に役立ちます。営業戦略やアクションを起こしたときの効果などを定量的に評価できるため、顧客の傾向を見極めて受注確度を判断できます。失注が増えている状態であれば〇日以内に連絡を試みる、過去のトラブルやクレームを再び起こさないように努めるといた対策を講じられるメリットもあります。

他部門との連携の容易化

情報共有が促進され、チーム内だけでなく他部門との連携がスムーズになるのもメリットです。部署や部門を超えた案件でも、全体で連携できる体制が整うため、円滑な連携を図れます。個々の案件の進み具合も全体で共有できるため、トラブル防止にもつながります。

結果分析による勝ち筋の発見

案件の結果を分析することで、成功したパターン、失敗したパターン、失敗の原因などを把握できるため、今後の営業活動に活かせます。結果をもとに効果的な戦略を検討し、顧客に対して適切なフォローアップを行えば、勝ち筋を見出せます。また、結果分析からは、各担当者の得意・不得意、行動、実績なども把握でき、社内の業務体制の改善にも役立ちます。

案件管理に必要な項目

案件を管理する際には、次のような項目を記録しましょう。

・案件名

・取引先名

・商談日

・双方の担当者名と連絡先

・対象商材

・商談の経緯

・商談の内容（悩みや要望など）

・商談の進捗

・担当者の行動履歴

・受注確度（確度の高い順にA、B、Cなどと記載）

・受注予定日

・売上見込額

これらの項目を正確に入力し、整理することで、チーム全員で情報を共有できます。案件名はすぐにわかるよう具体的に記入しておきましょう。入力規則や管理項目は統一しておくと見やすくなります。

商談管理との違い

商談管理とは、商談に関する情報のみの管理を指し、商談の内容、進捗、ノウハウなど、商談自体のプロセスを重点化するのが特徴です。案件全体の情報を幅広く管理する案件管理とでは、取り扱われる情報の範囲が異なります。

案件管理に役立つツール

個々の案件の整理や優先順位付けにはさまざまなやり方があり、エクセルをはじめ、SFA、CRMなどが役立ちます。タスク管理ツールや営業支援ツールのほか、セールスイネーブルメントツールを導入するのもおすすめです。それぞれの特徴を紹介します。

エクセル

エクセルは手軽に始められる代表的な案件管理ツールです。初期搭載されていることが多いため導入コストはかからず、フォーマットを自由に編集できるなどカスタマイズも容易であるのがメリットです。一方、リアルタイムの更新はできないため、正確な情報管理は難しく、多人数での共有や複雑な管理には不向きです。

SFA/CRM

営業プロセスを一元管理できるSFA（営業支援システム）は、担当者の行動履歴や提案内容の記録に加え、案件の進み具合をリアルタイムで管理・共有できるのが特徴です。CRM（顧客関係管理システム）は、顧客情報の管理と分析が可能で、顧客満足度の向上にもつながるのがメリットです。しかし、SFAもCRMも導入や運用にはコストがかかるというデメリットがあります。

タスク管理ツール

タスク管理ツールは、プロジェクト全体の進行管理と、個々のメンバーが行うべきタスクを一覧化できるのが特徴です。案件の進捗状況を見やすくした上で、即時の共有もできます。ただし、主にタスクや行動を管理するツールであるため、案件管理として活用するには、入力ルールを決めたりカスタマイズしたりする必要があります。

セールスイネーブルメントツール

セールスイネーブルメントツールとは、営業組織の強化・改善を図り、営業担当者が効率的に営業活動を行えるよう支援するツールです。幅広く営業活動を支援でき、案件管理にも役立ちます。数多くのツールがあるため、ナレッジ共有、商談内容の改善など、商材や営業スタイルに応じて選ぶことで、高い効果が発揮されます。

案件管理ツールの適切な選び方

案件管理のツールを選ぶ際は、次の3つのポイントを重視しましょう。

スムーズな導入ができるか

ツールをスムーズに導入できるかのチェックは重要です。ツールには、オンプレミス型（自社サーバーに設置可能なタイプ）とクラウド型（インターネット上で利用可能なタイプ）の2つがあり、オンプレミス型は導入コストや設定の手間がかかります。クラウド型であればスムーズに導入でき、導入コストも抑えられます。

現場に適したUI/UXか

ユーザーインターフェース（UI）やユーザーエクスペリエンス（UX）を確認することも重要です。現場に適したUI/UXであれば、使用頻度や効果を最大化できます。いくら機能が充実していても、使いにくければ目的は果たせません。トライアルや体験デモを活用し、画面の見やすさや入力のしやすさなどを確認した上で選びましょう。

既存システムと連携ができるか

既存のシステムやツールと連携できることも大切です。連携可能なツールであれば、データを一括で移行でき、案件の情報も統合できるため、入力し直す手間が省け、情報共有もスムーズに行えます。スマホやタブレットに対応しているツールであればなお便利です。

まとめ

案件管理は、顧客情報の管理や進捗状況の共有など、効率よく営業活動を行うために不可欠です。適切なツールを選び、効果的に運用することで、受注率の向上や業務体制の改善ができ、企業の利益向上にもつながります。セールスイネーブルメントツール「SALESCORE」は、SFAとの連携によって予算と実績を自動把握したり、画面遷移が必要な入力を一画面で完結できたりするのが特徴です。ぜひ導入を検討してみてください。