営業の進捗管理の方法とは？導入方法や管理を行う際の3つのポイント

営業の進捗管理とは

営業の進捗管理とは、営業活動の各プロセスの進行状況を把握し、目標達成に向けてチーム全体が効率的に機能するように管理することです。これにより、営業チーム全体の生産性を向上させ、効果的な営業活動を実現できます。

進捗管理と一口に言っても、その内部には、営業目標の設定、各案件やスケジュール、各担当者の行動・モチベーションの管理、見込み売上の予測など、数多くの業務が含まれています。これらの情報を可視化・共有し、適切に管理することで、効率的に営業活動を進め、売上や成約率の向上などに結びつけるのが進捗管理の目的です。

営業の進捗管理をするメリット

進捗管理を実施することで、生産性の向上、QCDの徹底、問題の早期発見などの効果が得られます。以下、それぞれの内容を解説します。

とるべきアクションが明確になり生産性が向上する

進捗管理では、アクションプランの明確化や各案件の進捗状況の可視化、営業プロセスの標準化などを実施します。これによって、各担当者は自分が次に何をすべきなのかを明確にできるので、無駄な時間を減らし、効率的に営業活動を行うことが可能です。

また、進捗管理を通して業務の優先順位も明確になるので、重要なタスクにリソースを集中させて、チーム全体の生産性を向上できます。これらの結果、営業活動全体が効率的に進行し、営業目標を達成しやすくなります。

QCDを徹底して守ることができる

QCDを守りやすくなるのも大きなメリットです。QCDとは、「品質（Quality）」、「費用（Cost）」、「納期（Delivery）」の頭文字を取った概念で、ビジネスにおいて特に重視すべき三要素を指します。元々は製造業に由来する概念ですが、最近では広い範囲で使われるようになりました。

適切に進捗管理を行うことで、営業チームは無理のない人員・スケジュールで営業活動を進められるようになります。また、無駄な業務を排したり、見込み売上などに基づいてリソースを配分したりすることで、コストパフォーマンスの高い営業活動を実現可能です。これによって、QCDを徹底しやすくなります。

問題やリスクを早期発見できる

業務の進捗を可視化することで、営業マネージャーは各担当者の作業状況をリアルタイムで把握できるようになります。これによって、スケジュールの遅れや作業の漏れなどが生じていても早期発見・早期解決することが可能です。

また、進捗管理においてはチーム内のコミュニケーションの適正化も重要な課題になり、これを達成することによって信頼関係が醸成され、ミスやトラブルを相談しやすい環境にできます。総じると、進捗管理によって、営業活動を個人任せにすることなく、チーム全体でフォローアップできるようになります。

営業の進捗管理に必要な項目

では、適切に進捗管理を行うためには、どのような項目が必要なのでしょうか？ここでは、営業の進捗管理に必要な4つの項目について解説します。

目標管理

目標管理とは、売上や案件数などの具体的な目標を設定し、その達成状況を継続的に評価することです。目標は、営業チーム全体や個々の営業担当者に設定され、進捗を把握することで、達成に向けた戦略の調整やサポートが可能になります。

目標を設定する際は、次の3つのポイントを押さえることが重要です。

• 実現可能性を考慮して目標を立てる
• 目標達成のための具体的な行動につながる目標を立てる
• 営業課題・自己課題を十分に分析して目標を立てる

なお、各ポイントの詳細については以下のページで詳しく説明していますので、ご覧ください。

参考記事：適切な営業目標の立て方をご紹介！｜納得感に違いが現れる営業目標とは

案件管理

案件管理とは、営業活動の進捗状況を可視化する取り組みです。見込み顧客（リード）や商談（案件）の進捗を効果的に管理することで、成約（クロージング）に至るまでのプロセスを最適化し、最終的な成約に導きます。

案件管理を行うために見るべき項目は、以下の通りです。

• 取引先名
• 案件名
• 案件担当者（自社）
• 案件担当者（顧客）
• 案件関係者（顧客）
• 商談商品
• 商談日
• 商談内容
• 商談結果
• フェーズ
• フェーズアップの条件
• 受注確度
• 受注予定日
• 受注金額
• 失注理由

各項目の詳細については、以下のページで説明していますのでご覧ください。

参考記事：営業案件管理ツール5選紹介！｜営業向け案件管理ツールは必要？

顧客管理

顧客管理とは、顧客との関係を維持・強化し、最適なタイミングで適切なアプローチを行うために、顧客情報や取引履歴を一元的に管理することです。

顧客管理システムを活用することによって、顧客一人一人に最適なアプローチを行えるようになります。その結果、受注に繋がったり、顧客満足度を向上させることができます。

参考記事：【最新版】営業効率化ツールおすすめ17選！

行動管理

行動管理では、営業担当者が日々行う活動を記録・分析し、目標達成に向けて効率的に行動できているかを管理します。

訪問件数や商談数、電話やメールの回数など、具体的な行動データを管理することで、改善すべきポイントや優先すべき活動を明確にすることができます。

エクセルでの進捗管理が避けられる理由

エクセルでも進捗管理を行うことは可能ですが、手間の多さから敬遠する企業が見られるようになりました。多くの手動作業が伴うエクセルでは、データの入力や更新に時間と労力が必要です。他にも、シートの管理に大きく工数がかかる、シートが壊れてしまう、データ量が増えるとファイルが重くなるといったこともよく耳にします。

また、リアルタイムでの情報共有が難しい点も無視できない問題です。専用のITツールであれば効率的な情報共有が可能ですが、エクセルではどうしても最新の情報を共有するのに時間のズレが生じてしまいます。特に、リモートワークを導入している企業や、複数の拠点をもつ企業にはスムーズな情報共有が欠かせないため、エクセルでの進捗管理は不向きです。

参考記事

営業案件管理ツール5選紹介！｜営業向け案件管理ツールは必要？

案件管理のやり方とは？5つのツールや選び方まで分かりやすく解説。

営業の進捗管理を行う際の4つのステップ

進捗管理を効果的に行うためには、体系的なアプローチが必要です。以下の4ステップを実施することで、営業活動の透明性を高め、営業チームの生産性を向上できます。

ステップ1：営業のプロセスを細分化する

まずは既存の営業プロセスを見直し、細分化しましょう。それぞれのプロセスを明確にすることで、管理がしやすくなります。以下は、細分化の具体例です。

フェーズ1：初回アポ取得

フェーズ2：顧客ヒアリング

フェーズ3：商品・サービス提案

フェーズ4：見積もり・クロージング

受注

この段階で重要なのは、各プロセスの区分方法と達成条件（次のフェーズへの移行条件）を明確に定義することです。これにより、担当者ごとで各区分の解釈がズレることを防ぎ、正確に進捗状況を把握できます。

ステップ2：各プロセスを数値化する

続いては、先に細分化した各プロセスに対して、受注までに到達する確率を割り振っていきます。具体的には、受注を100%として、「初回アポの取得まで到達したら10%の確率で受注できる」という形です。以下に一例を示しますが、実際の数値は自社における過去の実績を参考にしましょう。

フェーズ1：初回アポ取得　10%

フェーズ2：顧客ヒアリング　20%

フェーズ3：商品・サービス提案　50%

フェーズ4：見積もり・クロージング　80%

受注　100%

これによって、進捗状況を定量的に評価・分析できるようになります。具体的には、「顧客ヒアリングの実施回数が1回多くなるほど成約率も～%高くなる」などです。また、各フェーズにおける個別のタスクに関しても数値化してデータベースに蓄積していくことで、営業上の課題や成約に至らないボトルネックを発見しやすくなります。このような分析結果を基に教育を行うことで、営業スキルの標準化も図れます。

ステップ3：営業中の案件の見込売上を算出する

進行中の案件ごとに見込売上を算出し、全体の見込売上を予測します。これにより、営業目標の達成に向けた進捗を確認可能です。

この見込売上は、受注によって期待できる売上高に対して、ステップ2で各フェーズに対して割り振った受注確率を乗算して算出します。先に挙げた例では、フェーズ3の受注確率は50％でした。したがって、20万円の案件がフェーズ3にある場合、見込売上は次のように計算されます。

20万円 × 50% = 10万円

このように各案件の見込売上を算出し、最後に合算することで、全体の見込売上も予測できます。

見込売上の予測について

見込売上を予想し、管理することを「フォーキャスト管理」と言います。元々フォーキャストとは、「予報」や「予想」などを意味する英語です。フォーキャスト管理を行うことによって、営業目標とその見込売上のギャップを認識し、営業目標を達成できるようにリソース配分などを調整できます。これにより、チームはより効率的に営業目標の達成を目指すことができます。

参考記事：フォーキャスト管理とは？運用する上でのポイントなどを3つご紹介

ステップ4：見込売上と実績値のギャップを埋めるための改善策を検討する

進捗管理は、単に状況を把握するためだけでなく、具体的な施策に活かすことが重要です。すなわち、見込売上と実績値の差異を分析し、問題点の特定や具体的な改善策の検討に取り組みます。もちろん、そこで得られたインサイトは、各担当者に還元することが重要です。このプロセスを繰り返すことで、営業活動の精度を高められます。

営業の進捗管理を行う際の3つのポイント

営業の進捗管理を効果的に行うためには、いくつかのコツがあります。以下の3つのポイントを意識することで、営業チーム全体の協力体制を強化し、目標達成に向けてスムーズに進むことができます。

情報共有を頻繁に行い、タスクが属人化しないようにする

営業活動は個人単位で行うことが多いので、タスクが属人化しやすい面があります。例えば、メンバー間で「誰がどのタスクをしているのか」「いつまでにタスクが完了するのか」といった情報が共有できていないと、同じタスクを重複して行ってしまったり、対応が漏れたりするリスクがあります。

こうした属人化を防ぐには、チーム内での情報共有やコミュニケーションを活性化し、チーム全体での協力体制を構築するのが重要です。営業支援システムや顧客管理システムを導入するなど、担当者全員に等しく情報共有し、全員のタスクを可視化できる仕組み作りをしましょう。属人化を防ぎ、チーム全体としての営業力を上げられます。

営業支援システムと顧客管理システムについて

営業支援システムは、営業に関する情報をデータ化して蓄積し、分析することができるシステムです。営業支援システムを活用することによって、各営業の営業活動が可視化されるため、手軽に顧客への効果的なアプローチ方法を考えたり、自身の弱点を把握したり、ナレッジや情報を共有したりすることができるようになります。

一方、顧客管理システムは顧客情報を中心に集約し、顧客と良好な関係を構築・維持するためのツールです。顧客管理システムに顧客情報を入力し、それをリアルタイムで分析することで、一人一人に最適なアプローチを行えるようになります。その結果、受注に繋がったり、顧客満足度を向上させることができます。

以下のページでおすすめのツールも紹介していますので、ご覧ください。

参考記事：【最新版】営業効率化ツールおすすめ17選！

タスク・作業に優先順位を付けてから取り組む

各タスクに明確な優先順位を付けることは、進捗管理において非常に重要です。優先順位を付けずに作業を進めると、重要なタスクが後回しになり、スケジュールの遅れや対応漏れが発生する可能性があります。

特に大型のプロジェクトではタスク数が多いため、その重要性はより顕著です。各タスクに対して優先順位を設定し、重要度の高いものから取り組むことで、限られたリソースを効果的に活用できます。

数値入力の規定を作成して正確な達成率を報告させる

進捗管理を行う際には、進捗率や報告内容、進捗管理の定義を明確化することが重要です。何をどのくらいの頻度で、どのような手法を用いて報告すべきかを明確に定義しないと、報告が属人的になり、正確な進捗を把握することができません。

そこで、数値入力のルールや規定を作成・共有し、営業担当者に正確な進捗状況を徹底させましょう。これにより、進捗管理の精度を高められます。

ITツールの活用

営業の進捗管理を行うにあたっては、ITツールを活用することをおすすめします。情報入力にかかる時間を削減したり、グラフやピボットを用いた高度な分析もできるなど、現状を把握・分析する際にかかる手間を省くことができます。

弊社SALESCORE株式会社が提供する「SALESCORE」は、データドリブンな営業組織作りをサポートするSaaSです。業界・規模問わず、幅広いお客様にご導入いただいています。

SALESCORE Visualizeは、営業支援ツールと連携した予実管理ダッシュボードで、ダッシュボードから目標設定し、営業支援ツールを始めとした複数のソースと連携することで、営業のプロセスを可視化するとともに、予実をリアルタイムで自動表示することができます。さらに、標準進捗率（営業日の進捗）に対して、目標の達成率が上回っているか下回っているかで赤/青の色分け表示する機能があるため、進捗状況を一目で確認できます。

各数値をクリックすると、集計元となるレポートが表示されます。そのため、各案件の詳細について正確に把握できるとともに、それらの一次データを基に適切な改善策をその場ですぐに考えることができます。

グラフやピボットを用いた高度な分析も可能です。従来、営業のボトルネック特定のためにかかっていた時間を80%削減できます。

また、営業支援ツールへの情報の入力をExcelライクに行えるSALESCORE Syncを活用することで、入力時間を60%削減することができます。

公式HP：SALESCORE

ITツールの費用形態と相場

ITツールを導入する際には、実際にどのような形でどの程度の費用がかかるのでしょうか？

費用形態と相場観をご紹介します。

費用形態

ITツールの費用形態は大きく２つに分かれます。

■アカウントベース

アカウント数に応じて発生する費用形態です。月額で費用が発生しますが、主には月々の基本使用料金と、アカウント数に応じた料金がかかります。またアカウント数が多い場合、費用の値引きが発生するケースもあるそうです。

■月額固定型

法人ごとに1契約とし、月額料金を支払う費用形態です。アカウント数では変動はせず、サービスの使用機能によって料金形態が変化する、従量課金制が多く見受けられます。

相場

ITツールの費用は、ツールごとに異なります。例えば、アカウントベースでの費用形態の場合1アカウント500円程度のものから、2万円程度の者まであります。基本使用料に関しても、費用のかからないものから、50万円かかるものも存在し、月額数千円ものから数百万円まであります。月額固定型の場合2万円程度のものから、50万円のものまであります。

参考記事：【最新版】営業効率化ツールおすすめ17選！

ITツールを活用した営業の進捗管理を実践した企業の事例

株式会社AI Shiftは、SALESCOREを導入して進捗管理の効率化を図った結果、リアルタイムで簡単に営業進捗を確認することができるようになり、営業組織全体の目標必達意識が向上しました。

同社ではそれまでSalesforceで営業の数値を管理していたものの、レポート作成などが複雑で使いこなすことができず、別途スプレッドシートで管理していました。また、ミーティングなどの節目節目のタイミングでしかSalesforceからレポート／ダッシュボードを作成していなかったり、スプレッドシートのデータを計算して進捗を確認したりしていたため、リアルタイムで確認することができていませんでした。

それがSALESCOREを導入したことによって、進捗をすぐに確認することができるようになったため、役員への報告スピードが上がりました。さらに、メンバーが自発的にSALESCOREを見ながらアポイントの進捗について話し合うなど、SALESCOREの数値をベースにコミュニケーションをとるようになりました。

参考記事：脱スプレッドシート営業管理！ 常時営業進捗を確認することで、営業組織全体の目標必達意識向上！

まとめ

営業の進捗管理は、「プロセスの細分化」、「各プロセスの数値化」、「見込売上の算出」、そして「予測値と実績値のギャップ分析」の4ステップで行います。進捗管理においては、さまざまなデータの入力・管理・共有・分析が必要になりますが、これらの作業を効率化するには、ITツールの活用が効果的です。進捗管理の改善に当たっては、「SALESCORE」などITツールの導入も検討してみてはいかがでしょうか。