営業支援とは？目的や導入の手順、ITツールの活用方法まで徹底解説

営業支援とは

営業支援とは、業務の代行・支援やITツールの導入などを通して、営業担当者の業務負担軽減や業務効率化などを目指す取り組みです。

営業活動には、見込み顧客へのアプローチや新規アポイントの取得、見積の作成・提示や商談のクロージング、顧客への納品対応、クレーム処理、アフターフォロー、そして社内向けの営業報告書作成や会議参加など、多岐にわたる業務が含まれます。これらをすべて一人でこなすのは非常に困難であり、営業事務などの雑多な仕事に追われてコア業務に支障をきたしてしまうことも珍しくありません。

営業支援の役割は、これらの多様な業務を支援・効率化することで、営業担当者が受注獲得や顧客対応などのより重要なコア業務に集中できるようにすることです。その結果、営業活動の生産性が高まり、最終的には売上や利益の増加につなげられます。

実際、ブルズ社はSALESCORE SyncというITツールを導入したことによって、Salesforceに入力する際にかかっていた時間を大幅削減することに成功し、空いた時間をお客様の提案書作成やインプット等の自己研鑽に充てられるようになったり、以前よりも早く退勤できるようになったという事例があります。

参考記事：SALESCORE SyncでSalesforceへの入力工数を大幅に削減！働き方改革の一助に！

営業支援の目的は？

営業支援の主な目的は、業務効率化、売上向上、属人化の解消の3つです。

営業活動の効率化

第一の目的は、営業活動の効率化です。営業活動には、コア業務以外にも多岐にわたる付随業務が存在します。例えば、見積書の作成や原価・人件費の計算などの事務作業です。営業担当者の中には、商談は得意でもこうした事務作業は苦手という方も少なくありません。不得手な業務はスムーズに進みにくいため、多大な時間や労力が浪費されてしまいます。

そこで求められるのがこうした事務業務の、他の従業員や外部業者への代行依頼や、営業支援システムなどの導入による自動化・省人化です。こうした営業支援により、営業担当者はコア業務に専念し、効率的に営業活動を行えるようになります。

売上の向上

第二の目的は、売上の向上です。営業支援によって営業活動を効率化すれば、営業担当者はノンコア業務に費やすリソースを減らせます。これによって、商談の質を上げて成約率を上げたり、新規顧客を開拓する時間を確保したりすることが可能です。

新規顧客の開拓について

新規開拓営業の手法には、飛び込みやテレアポ、インターネット広告、セミナー・イベントの主催など様々な手法があります。新規顧客を開拓するためにできることはたくさんあるため、営業支援によって営業活動を効率化し、時間を確保しましょう。

なお、新規開拓営業の手法については、以下のページで詳しく説明していますので、ぜひご覧ください。

参考記事：営業の新規開拓に効果的なアウトバンド手法・インバウンド手法を紹介

営業部門の属人化を解消

第三の目的は、営業の属人化を解消することです。営業の属人化とは、業務や営業成果が特定の営業担当者に依存しすぎている状態を指します。属人化が生じると、担当者の不在時や退職時に業務が滞ったり、顧客対応の質にばらつきが生じたりしがちです。ミスやトラブルの発見・対応が遅くなったり、不正が生じやすくなったりもします。

営業支援は、この属人化の解消にも役立ちます。例えば、営業支援の一環として営業プロセスの洗い出しや業務プロセスの標準化に取り組むことで、誰でも同じように業務を遂行できる環境を整えることが可能です。また営業支援システムなどを通じてチームの情報共有を効率化することで、営業管理や従業員間の連携を強化し、チーム全体で営業力を底上げできます。加えて、営業支援システムなどを活用して優秀な営業担当者のノウハウやスキルをナレッジに変換し、その知見を共有することで、営業部門の属人化を防止できます。

参考記事：営業分析とは？営業分析の手法とすぐに役立つフレームワーク5選

営業支援の導入を検討する4つのステップ

効果的な営業支援を実施するには、以下のように段階を踏んで戦略的に取り組むことが重要です。

ステップ1: 現状の営業プロセスを書き出す

営業支援を効果的に導入するための最初のステップは、現状の営業プロセスを詳細に洗い出し、可視化することです。このプロセスを通して、現状の営業プロセスのどこにボトルネックが生じており、支援が必要なのかを明確にできます。担当者ごとに異なる手法で業務を進めている場合もあるので、現場からもヒアリングして進めましょう。

まずは営業活動を大きく「商談に関わること」「事務処理」「その他」に分類し、それぞれに含まれる業務フローを詳細に書き出していきましょう。

例えば、商談に関する業務ならば、「営業リストの作成」→「アポ取り」→「初回訪問」→「提案」→「商談」→「クロージング」→「受注」といったように一連の手順を分解します。ここからさらに、各手順で行う具体的な業務内容を洗い出し、実際に何が行われているのかを記録します。

営業プロセスを可視化することは強い営業組織への第一歩

営業プロセスを書き出し、可視化することは、強い営業組織への第一歩でもあります。強い営業組織の定義はさまざまありますが、ここでは特定の個人に依存することなく、チームが一丸となって継続的に高い営業利益を出し続けられる組織を指します。この強い営業組織には、営業プロセスが明確であるという特徴があります。これにより、誰が担当しても一貫性と効率性を保った営業活動を実現可能であるとともに、営業プロセスの見直しや改善などがしやすいという利点があります。そのため、少々手間がかかりますが、ぜひやってみてください。

参考記事：強い営業組織を作る7つのステップ！KPI設計から管理方法までを解説

ステップ2: 課題を特定する

次に、書き出した営業プロセスをもとに、具体的な課題を特定します。ここでは、各プロセスを検証し、どの部分が営業活動の効率を下げているのかを見極めましょう。よくある課題としては、「アポ取り用のリストが不足している」「提案資料の作成が大変」「業務時間内に営業事務が終わらない」などが挙げられます。

課題の抽出に関しても、現場の意見は積極的に集めましょう。現場の担当者が実際に何に困っているのか知ることで、的外れな支援になってしまうのを避けられます。

ステップ3: 課題解決の優先順位を決める

課題を洗い出したら、次は課題解決の優先順位を検討しましょう。すべての課題を一度に解決するのは現実的ではないため、各課題の影響度や頻度、緊急性、改善の容易さなどを考慮して、ステップバイステップで課題解決に取り組んでいくことが重要です。

優先順位を決める際は、レバレッジポイントも意識しましょう。これは、小さな改善で大きな効果を生むポイントのことです。「この業務の支援を行えば、大きな売上改善につながる」といったレバレッジポイントから営業支援を導入していけば、短期間で大きな成果を期待できます。

ステップ4: 解決手段を検討する

最後に、各課題に対する具体的な解決手段を検討します。具体的な解決手段は多種多様ですが、大まかな方向性としては、「なくす」「減らす」「変える」の順にアプローチすると効率的です。

「なくす」は、無駄な業務や費用対効果の悪い業務を撤廃することです。知らずに重複していた業務や、形骸化している業務などがあれば積極的になくしていきましょう。「なくす」は労力も不要で、効果も高い方法ですが、なくすことによる弊害も考慮する必要があります。

「減らす」は、業務量を減らすことです。業務プロセスの中で本当に必要な部分だけを残し、後の部分は削減します。例えば、「営業日報の記載項目を減らす」「朝礼や会議の回数を減らす」などが挙げられます。

「なくす」のも「減らす」のも困難な業務に対しては、業務方法や担当する人などを「変える」ことで対処しましょう。例えば、これまで顧客データを担当者個々人がExcelで管理していたなら、営業支援システムや顧客管理システムでの管理に移行するなどです。営業支援部門を新設したり、社外の営業支援会社にアウトソーシングしたりして、営業事務を代行してもらうのも役立ちます。

営業支援で使われるITツールの種類について

営業支援の実施に当たっては、営業支援システムや顧客管理システム、マーケティングオートメーションなどのITツールを活用するのがおすすめです。マーケティングオートメーションツールで見込み客へのアクションを最適化し、営業支援システムで営業活動を効率化します。その後、顧客管理システムで顧客との継続的な関係を管理しましょう。

なお、営業支援システムと顧客管理システムは機能が統合されており、明確な区分がない場合もあります。以下では、それぞれのツールの特徴を解説します。

営業支援システム

営業支援システムは、営業活動を自動化し、効率的に管理するためのツールです。営業活動を効率化するツールとして真っ先に挙げられます。

営業支援システムを活用することで、顧客情報や営業活動のスケジュール・進捗などを一元的に管理できるほか、書類作成などの営業事務も効率化可能です。これによって、営業プロセス全体の可視化や効率化を進められるので、営業担当者がコア業務に専念できるようになります。

顧客管理システム

顧客管理システムとは、顧客情報の管理に特化したツールです。顧客管理システムでは、各顧客の基本情報をはじめ、取引履歴（購買履歴）や問い合わせ履歴など、顧客に関するあらゆる情報を一元管理できます。

これにより、最適な顧客対応を実現し顧客満足度の向上を図ることが可能です。顧客管理システムと営業支援システムの機能は、ひとつのツールに統合されていることもあります。営業支援システムと顧客管理システムを別々に運用する場合は、営業支援システムを活用して獲得した顧客の情報を顧客管理システムで管理していく形になります。

マーケティング オートメーションツール

マーケティングオートメーションツールとは、マーケティング活動を自動化し、見込み顧客の育成や顧客管理を行うためのツールです。マーケティングオートメーションツールを活用することで、リードの獲得、ナーチャリング、スコアリングを一元管理し、適切なタイミングで最適なアクションを実行できます。

これにより、見込み顧客の購買意欲を高め、営業プロセスへとスムーズにつなげることが可能です。基本的な方向性としては、マーケティングオートメーションツールで育成した見込み顧客に対して、営業支援システムで効率的に営業活動をかけていく形になります。

これらのツールを組み合わせて活用することで、マーケティングの最適化、営業活動の効率化、そして顧客関係の強化を一貫して実現できます。

ITツールを導入する際にかかる費用と期間

ITツールを導入する際には、実際にどのような形でどの程度の費用がかかるのでしょうか？また、導入するまでにどのくらいの期間がかかるのでしょうか？

ITツールを導入する際にかかる費用と期間をご紹介します。

導入する際にかかる費用

ITツールの費用形態は、大きく分けると「アカウントベース」と「月額固定」の2つです。アカウントベース

はアカウント数に応じて発生する費用形態で、月額で費用が発生しますが、主には月々の基本使用料金とアカウント数に応じた料金がかかります。アカウント数が多い場合、費用の値引きが発生するケースもあるそうです。一方、月額固定型は法人ごとに1契約とし、月額料金を支払う費用形態です。アカウント数では変動はせず、サービスの使用機能によって料金形態が変化する、従量課金制が多く見受けられます。

ITツールの費用は、ツールごとに異なります。例えば、アカウントベースでの費用形態の場合1アカウント500円程度のものから、2万円程度の者まであります。基本使用料に関しても、費用のかからないものから、50万円かかるものも存在し、月額数千円ものから数百万円まであります。月額固定型の場合2万円程度のものから、50万円のものまであります。

参考記事：【最新版】営業効率化ツールおすすめ17選！

導入までにかかる期間

ITツールを導入する際は、次のような流れで導入していきます。

1.プロジェクトチームの発足

2.現状の課題の洗い出しと導入する目的の明確化

3.目的に合うITツールの選定

4.運用前準備

5.契約・運用開始・フォローアップ

6.運用の定着化

1.～4.は3ヶ月程度、5.～6.は3ヶ月程度、計6ヶ月が目安です。

まとめ

営業支援は、営業活動の効率化および売上向上のために重要な取り組みです。既存営業プロセスの洗い出し、課題特定および解決の優先順位付け、解決手段の検討という流れで行います。

課題解決手段として、営業支援ツールの導入が挙げられます。例えば、Excelのような操作感で営業支援システムと連携させられる「SALESCORE」を利用すれば、顧客管理や事務作業の負担を軽減できます。本記事を参考に、営業支援の導入を検討してみてはいかがでしょうか。