営業案件管理ツール5選紹介！｜営業向け案件管理ツールは必要？

営業の案件管理とは

そもそも、営業における案件管理とはなんでしょうか？

営業の案件管理とは、営業活動において見込み顧客（リード）や商談（案件）の進捗を効果的に管理し、成約（クロージング）に至るまでのプロセスを最適化するための手法やシステムを指します。

案件管理の必須項目

では、営業パーソンが適切に案件を管理するためにはどのような項目を管理していけばよいのでしょうか？実際の例をご紹介させていただきます。

取引先名

今回の案件で取引をしている企業を把握する必要があります。

これが抜けてしまうと、すでに案件が発生しているのに、別でアプローチをしてしまい取引相手を困惑させてしまう可能性があります。

案件名

案件名は主に、この案件がなんの案件であるかを判別するためにつけることが多いです。

例えば、取引先名、日付、提案商品などを案件名などに設定をして、案件名を見ただけでどのような案件であるかを把握できるようにします。

案件担当者（自社）

自社の中で、誰がこの案件を担当しているのかが分かるようにします。そうすることで、この案件に関する質問を誰にすれば良いのかを社内に周知することができます。

案件担当者（顧客）

この案件をメインで担当している顧客の名前を登録する必要があります。案件の担当者を登録しておくことで、一度失注になっても再度連絡をするときに、誰に連絡を取るのが適切であるか分かるようにします。

案件関係者（顧客）

案件を担当している顧客は1人でないケースが多いです。メインの担当者と別に、案件に関わりのある関係者を登録しておくことで、案件について情報収集をする際に広い角度で情報収集することができます。

商談商品

企業によっては複数のサービスを持ち合わせ、それぞれの提案をしている場合も多いでしょう。この案件はなんの商品の提案であるかを把握できるようにする必要があります。

商談日

この案件がいつ始まったか、初回商談日の記録や、案件を行う中で複数回行った商談の日程を記録しておくことで適切な商談の進め方や、リードタイムが把握できます。

商談内容

ひとつの案件の中で行った商談の結果をそれぞれ記入する必要があります。そうすることで、細かい案件の振り返りをすることができ、次のアクションを適切に定めることができます。

商談結果

案件の中で行った商談の結果を記入する必要があります。例えば「受注」や「失注」、「フェーズアップ」や「滞留」などそれぞれの結果を書き出すことで、どの商談が有効であったかを判定します。

フェーズ

案件を管理する中で、その案件が受注までの道のりのどのフェーズにいるのかを把握する必要があります。フェーズを確認することで、受注予定日を把握し、フォーキャスト管理に繋げます。

フェーズアップの条件

案件を進める中で、どんな条件を満たせばフェーズをあげることができるのかを定義する必要があります。そうしないと、各営業パーソンの感覚によりフェーズ管理が行われるので、適切な案件管理ができません。

受注確度

今の案件が何％くらいで受注しそうなのか、見込みを立てることも重要です。よくある例としては、フェーズと受注確度を掛け合わせて、「このフェーズであれば受注確度は何％」と定めています。

以下に一例を示しますが、実際の数値は自社における過去の実績を参考にしましょう。

フェーズ1：初回アポ取得　10%

フェーズ2：顧客ヒアリング　20%

フェーズ3：商品・サービス提案　50%

フェーズ4：見積もり・クロージング　80%

受注　100%

参考記事：営業の進捗管理の方法とは？導入方法や管理を行う際の3つのポイント

受注予定日

過去の実績から、この案件がいつ頃受注になりそうか見込みを立てます。そうすることで月々の受注予定を把握し、組織として何月の案件を作りにいくべきなのかを判定します。

受注金額

この案件が受注した際、いくらくらいになるのかを把握する必要があります。受注金額を把握することで、売上目標までのギャップを把握し、案件の積み上げを計画します。

失注理由

全ての案件が受注するわけではありません。その中で、「なぜ失注したのか」という記録をすることで、より失注しないための対策を考えることができます。

案件管理ツールを導入する5つのメリット

案件管理は、管理する項目や、そもそも管理しなければならない案件が多い企業にとって多くのメリットを与えます。その中でも代表的なメリットをご紹介します。

業務効率化

案件を管理する際、案件の内容の入力をしたら月の案件の合計金額や、当月受注できそうな案件、来月に滑りそうな案件など、様々な観点での管理が必要になります。

スプレッドシートなどでも可能ではありますが、そのシートの管理などに大きく工数がかかったり、シートが壊れてしまうこともよく耳にします。

ツールを導入することで、案件の入力後に見たい指標を自動的に可視化をすることができるので、管理やシートの作成にかかる工数を大きく削減することができます。

全体への共有

案件の内容を、案件の関係者または社内に即座に共有することができます。

仮に案件の担当者とコミュニケーションが取れない状態でも、案件の記録が見れることにより、スムーズな連携や、案件の中で得られたナレッジなどを社内に共有することができます。

受注率の向上

案件の管理が強化されることで、案件の適切な進め方、案件を進めるために必要になる事項、顧客に求められていることが分析結果から読み取ることができます。

これらのデータから、営業は案件を受注するためのベストプラクティスを学び、結果受注率の向上に繋げることが可能です。

属人性の排除

案件をツールで管理することにより、適切な案件の進め方がデータとして可視化されるようになります。

そうなることで、営業の中では「案件を進める型」が出来上がり、従来の勘や経験に頼る営業活動から脱却し、営業の再現性を作り出すことができます。

精度の高いヨミ管理

案件管理が強化されることにより、受注角度や案件の受注日などのずれが少なくなります。

そうなることで、営業のヨミと結果にずれが少なくなり、計画通りの目標達成が可能になります。

ヨミ管理について

ヨミとは、見込売上を予想することを指します。「フォーキャスティング」とも呼ばれており、「予報」や「予想」などを意味する英語が由来となっています。ヨミ管理を行うことによって、営業目標とその見込売上のギャップを認識し、営業目標を達成できるようにリソース配分などを調整できます。これにより、チームはより効率的に営業目標の達成を目指すことができます。

参考記事：フォーキャスト管理とは？運用する上でのポイントなどを3つご紹介

費用形態と相場

案件管理ツールを導入する際には、実際にどのような形でどの程度の費用がかかるのでしょうか？

費用形態と相場観をご紹介します。

費用形態

案件管理ツールの費用形態は大きく２つに分かれます。

■アカウントベース

アカウント数に応じて発生する費用形態です。月額で費用が発生しますが、主には月々の基本使用料金と、アカウント数に応じた料金がかかります。またアカウント数が多い場合、費用の値引きが発生するケースもあるそうです。

■月額固定型

相場

案件管理ツールの費用は、ツールごとに異なります。例えば、アカウントベースでの費用形態の場合1アカウント500円程度のものから、2万円程度の者まであります。基本使用料に関しても、費用のかからないものから、50万円かかるものも存在し、月額数千円ものから数百万円まであります。月額固定型の場合2万円程度のものから、50万円のものまであります。

参考記事：【最新版】営業効率化ツールおすすめ17選！

案件管理ツール導入までの手順

ITツールを導入する際は、次のような手順で導入していきます。

1.プロジェクトチームの発足

2.現状の課題の洗い出しと導入する目的の明確化

3.目的に合うITツールの選定

4.運用前準備

5.契約・運用開始・フォローアップ

6.運用の定着化

1.～4.は3ヶ月程度、5.～6.は3ヶ月程度、計6ヶ月が目安です。

おすすめツール

では実際に、案件管理に向いているツールをご紹介いたします。

それぞれの特徴や機能を見て、自社に向いていそうなツールをご検討ください。

SALESCORE

引用：SALESCORE

SALESCORE株式会社が展開する「SALESCORE（セールスコア）」

・概要

営業支援ツールへの商談や営業活動、売上予測に必要なデータ入力もExcelライクに行うことで営業活動データを増やします。また、ダッシュボードにより目標進捗率もひとめでわかり、営業チームの精度の高い予実管理を支援することで、再現性のある営業組織作りに貢献いたします。

・特徴

【1. リアルタイムで営業のKPI管理】

営業支援ツールの実績のデータにSALESCORE上で目標のデータを加え、営業日の進捗率に対して上回っているか下回っているかを色分けしボトルネックを明らかにします。

【2. ワンクリックでドリルダウン分析】

ボトルネックの指標がなぜ良くないのか、どうやったら改善できるのか、ワンクリックで円グラフや棒グラフなど様々なグラフで示唆を得、次のアクションにつなげることができます。

【3. 営業支援ツールへの入力がエクセルのようにできる】

営業支援ツールへの入力がエクセルのようにできます。エクセルと同じようにコピーアンドペーストでの入力などマウスいらずの操作や、一画面で複数オブジェクトへの入力が完結できるため、大幅な入力効率化を実現します。

サービスURL：https://salescore.jp/

Sales Cloud

引用：Sales Cloud

Salesforce.com, Inc.が展開する「Sales Cloud（セールスクラウド）」

・概要

Sales Cloudは、Salesforceが提供するクラウドベースの営業支援プラットフォームの1つであり、企業が顧客との関係を構築し、売上を伸ばすための包括的なソリューションを提供しています。

Sales Cloudは、顧客管理システム、営業支援、マーケティング自動化、顧客サービスなどの機能を統合し、営業チームが顧客とのやり取りを効果的に管理し、成果を最大化するためのツールとなっています。

・特徴

【1. 顧客360度ビュー】

Sales Cloudは顧客情報を一元管理し、顧客の全体像を把握することができます。

顧客の連絡先情報や購買履歴、営業活動の履歴などを統合して表示し、営業担当者が顧客との関係を追跡し、パーソナライズされたサービスを提供することができます。

【2. 営業プロセスの自動化】

Sales Cloudは営業プロセスを自動化する機能を提供しています。

リードのキャプチャから評価、割り当て、追跡までのプロセスを自動化し、営業チームの生産性を向上させます。また、ワークフローを設定してタスクの削減や営業効率の向上を実現します。

【3. データ駆動の意思決定】

Sales Cloudはデータ分析と予測分析を組み合わせて、営業戦略やマーケティング戦略を根拠に立てた意思決定を支援します。営業予測やリードのスコアリングを行い、リアルタイムのデータ分析により営業活動を最適化し、成果を最大化するための戦略を構築します。

サービスURL：https://www.salesforce.com/jp/sales/

Kintone

引用：Kintone

サイボウズ株式会社が展開する「Kintone（キントーン）」

・概要

今の時代、多くの担当者を採用し、多くの営業活動をこなし、多くのテクノロジーを導入しても、生産性が保証されるわけではありません。

むしろ、成長の停滞や士気の低下、顧客との分断を招き、正確な予測に基づいてチーム全体を管理することができなくなります。

Sales Hubを利用すれば、営業チームは量よりも質を重視できるようになります。

生産性向上に必要なツールを接続した上で、顧客とのつながりを深めるために必要な情報を利用できます。

さらに、営業リーダーは高度な分析機能を使ってチーム全体を包括的に管理することが可能です。

・特徴

【1. データを共有し見える化できる】

キントーンは、顧客情報や案件情報、売上情報、プロジェクトの進捗状況、ワークフローの申請状況など、チームや仕事に必要なあらゆる情報を管理、リアルタイムに共有できます。

また、あらゆる情報を一元管理することで、業務全体を見える化。仕事の質やスピードがアップします。

【2. 様々なデバイスからアクセスできる】

キントーンはWEBブラウザで見ることができるクラウドサービスなので、インターネットにつながるデバイスさえあれば、いつでもどこでもアクセスできます。

メンバーからの連絡をスマホアプリの通知で受け取ってリアルタイムに対応することも可能です。

【3.キントーンさえ見れば、仕事が進められる】

キントーンを使うことで、社内の様々な場所に散らばったデータをチームの共有の場所にまとめることができます。

メンバーの日々のやり取りもキントーンに残っていくので、キントーンさえ見れば仕事が進められる環境が整います。

サービスURL：https://kintone.cybozu.co.jp/jp/crm/

Sales Hub

HubSpot, Inc.が展開する「eセールスマネージャーRemix（イーセールスマネージャーリミックス）

・概要

今の時代、多くの担当者を採用し、多くの営業活動をこなし、多くのテクノロジーを導入しても、生産性が保証されるわけではありません。

むしろ、成長の停滞や士気の低下、顧客との分断を招き、正確な予測に基づいてチーム全体を管理することができなくなります。

Sales Hubを利用すれば、営業チームは量よりも質を重視できるようになります。

生産性向上に必要なツールを接続した上で、顧客とのつながりを深めるために必要な情報を利用できます。

さらに、営業リーダーは高度な分析機能を使ってチーム全体を包括的に管理することが可能です。

・特徴

【1. 案件創出の効率化】

HubSpotの営業エンゲージメントツールを活用して、相手の状況に即した適切なコミュニケーションを図ることで、商談化がスムーズになります。

担当者がその日のやるべきことを整理できるため、作業の中断が最小限に抑えられ、効率的かつ効果的に業務を進められるようになり、有望な見込み客との商談を多く組むための活動に集中できます。

【2. 収益成長の促進】

AIを搭載したHubSpotの取引管理ツールを使用して、短期間で多くの取引を成約に導くことで、営業プロセスを効率化し、見込み客の見極めから成約までをシームレスに進めることができます。

カスタマージャーニーの一貫性を高め、適切なタイミングで取引の優先順位を効果的に判断するために必要なあらゆるデータとインサイトを営業担当者に提供します。

【3.分析に基づいた全体管理】

HubSpotの統合型のレポートおよびアナリティクスツールを使用して、収益目標を正確に設定、予測、達成し、効果的な収益予測、パイプラインの可視化と予測可能性を実現します。

コミュニケーションインテリジェンスでチームの成績を把握し、顧客からのフィードバックを分析することで、競合他社の動向、プロセスの改善点、貴重なコーチングの機会を特定できます。

サービスURL：https://www.hubspot.jp/products/sales

Microsoft Dynamics 365

引用：Microsoft Dynamics 365

Microsoft Corporationが展開する「Microsoft Dynamics 365（マイクロソフトダイナミクス365）」

・概要

Microsoft Dynamics 365は、マイクロソフトが提供するクラウドベースの統合型ビジネスアプリケーションプラットフォームです。

企業が営業、顧客サービス、フィールドサービス、財務、人事、マーケティングなどのさまざまな業務領域を統合的に管理し、ビジネスプロセスを最適化するためのソリューションを提供しています。

・特徴

【1. 統合されたビジネスアプリケーション】

Dynamics 365は、営業、顧客サービス、フィールドサービス、財務、人事、マーケティングなどのさまざまなビジネス領域を統合したプラットフォームです。これにより、企業は複数のアプリケーションを別々に導入する必要がなくなり、データやプロセスの一元化が実現されます。

【2. 柔軟なカスタマイズと拡張性】

Dynamics 365は、カスタマイズや拡張性の高いプラットフォームとして知られています。企業は、自社のビジネスニーズに合わせてアプリケーションをカスタマイズし、機能を拡張することができます。また、Power Platformとの統合により、さらなるカスタマイズやアプリケーションの開発が可能です。

【3.クラウドベースのサービスとアナリティクスの活用】

Dynamics 365はクラウドベースのサービスであり、導入や運用の手間を軽減し、いつでもどこでもアクセスが可能です。また、組み込まれたビジネスインテリジェンスと人工知能（AI）により、データ駆動の意思決定を支援し、ビジネスの洞察を提供します。

サービスURL：https://www.microsoft.com/ja-jp/dynamics-365

各ツールの導入事例

では次に、各社の導入事例をご紹介します。

SALESCORE導入事例：株式会社ネオキャリア

SALESCOREを導入したことによって、営業の進捗確認が容易になり、5か月連続で売上目標を達成することができました。

SALESCORE導入後、各営業の進捗と目標との差分を可視化し、そのギャップを把握しやすくしたため、その差分を埋めるための行動が増えました。

また、リーダーやマネージャー、部長が営業メンバーの状況や案件の中身を即座に確認できるようになりました。その結果、事業の数字全体がどうなのか、どれだけ案件がたまっていて、着地はどのくらいになりそうかといったことがリアルタイムで分かるようになりました。

このように、SALESCOREは案件情報やプロセス状況を見たい時に、1つのダッシュボードで把握できるツールです。導入や日々の設定に関しても、比較的分かりやすかったと思います。

引用：５か月連続で売り上げ目標達成！営業進捗確認が容易になり、営業組織全体の数字への意識が向上！

Sales Cloud導入事例：明和工業株式会社

Sales Cloudを導入して顧客・案件情報を一元管理し、情報共有することでV字回復を成し遂げました。

Sales Cloud導入後、営業部では顧客情報と、入札前のものを含めたすべての案件の情報をSales Cloudに入力しています。営業担当者は、入札前から各案件に対して活動を開始し、社内SNSのChatterも併用して行動履歴やノウハウを共有しています。加えて、蓄積されたデータから、それまで見えていなかった顧客のニーズや業務上の課題を把握し、それらを次のアクションにつなげていきました。

経営面でも、日々どの現場にどういう業者が来ているか、どんな資材が入ってきているかがわかるようになり、売上予測の精度が格段に上がりました。売上はV字回復して導入3年後に約20％アップし、今も伸び続けています。

情報を皆で共有することでいい結果が生まれる、Sales Cloudは自分たちにとって便利なだけでなくお客様のためにもなるんだ、と現場が実感できたからこそ、定着したのだと思います。

引用：経営者＆Salesforce担当者が 二人三脚で成し遂げたV字回復 導入3年で売上20％アップを実現！

Kintone導入事例：株式会社ジーベックテクノロジー

Kintoneを導入して案件管理の基盤として採用したことで、機会損失の軽減と業務効率化を実現しました。

Kintone導入後、客先でヒアリングした情報を入力したり、国内外からWebサイトを経由して寄せられる月100件あまりの問い合わせ情報が自動的に取り込めるようにしたことで、案件情報の入力や進捗管理が容易に行えるようになっています。

加えて、適切なアプローチ時期を通知するアラーム機能がある、各案件の進捗フェーズを可視化しやすくフォロー漏れを防止できる、案件レコードごとに設置されたコメント機能により情報共有しやすいなど、使い勝手が良く、営業担当者からの評価も良好です。

Kintoneは画面の自由度が高く、“こんな画面にしたい”ということがその場で具現化できるツールです。

引用：kintoneを中核にさまざまなソリューションを自前で調達。情シス不在でも構築できる、自社に最適な顧客・案件管理システム

Sales Hub導入事例：レバレジーズ株式会社

Sales Hubを導入し、営業メンバーのタスクやアクティビティ管理を統合したことによって、マネジメント側の管理効率化と営業メンバーの業務効率化を実現しました。顧客ごとのステータスが明確になったことで、今どのようなアプローチをかけるべきかが判断しやすくなりました。

営業メンバーからは、HubSpotの導入により「タスクのフォーマットが統一され、他メンバーへの共有がスムーズになった」「これまで顧客にアプローチする前は複数のスプレッドシートにアクセスしなくてはいけなかったが、今は1つに集約されているので確認作業がとても楽になった」など喜びの声が上がっています。加えて、「顧客との過去のやりとりが参照できるので、自分がアプローチする際はそれらを踏まえた上でお話しできるため、より深いコミュニケーションが取れるように」という意見も挙がっています。

引用：HubSpotで複数サービスの顧客情報を統合。営業担当者の工数削減＆顧客と良好な関係を築けるように

Microsoft Dynamics 365導入事例：株式会社ノーリツ

シンプルでわかりやすい操作性と柔軟なライセンス体系、社内の情報共有基盤であるMicrosoft 365との親和性の高さから、Microsoft Dynamics 365の導入を決めました。

Microsoft Dynamics 365導入後、営業活動の履歴が可視化されたことで、営業担当者の行動変容が進みつつあります。販売実績が不十分な場合に、過去の活動履歴や他の営業担当者の活動内容を参照することで、どこを見直すべきなのかがわかりやすくなったからです。

さらに、方針や政策の展開状況が、営業活動から定量的に把握できるようになったことで、戦略性も高くなっています。その効果の1つとして、ノーリツの最上位機種である「プレミアム給湯器」の販売実績が向上しています。2017年当初は販売数がなかなか増えない状況が続いていましたが、Dynamics 365を導入してからは、方針や政策の展開状況が把握できるようになり、適切な打ち手と営業の行動変容が相まって、販売数が毎年1.5～2倍になりました。

マネジメントも変革されつつあります。管理者は勘や経験ではなく、データに基づく「事実」を見ながら、次の一手を指示できるようになっています。

引用：Microsoft Dynamics 365 Sales により管理職のマネジメント強化と営業担当者の行動変容を実現、その第二ステップとしてUPWARDも採用、さらなる営業マネジメント支援を目指す

上申するときのポイント

営業ツールは様々な機能を持つものがあり、自社の現状の課題と照らし合わせ何が必要であるのかを判断できると良いでしょう。

しかし、ツールを実際に導入するには社内のステークホルダーにその効果と導入するべき理由に納得をしてもらわなければなりません。

ここから先は、ツールを定めたのち、社内での申請を通す際の要素について解説していきます。

ロジックを明確にすること

社内のステークホルダーに上申をする際重要になるのが、なぜそのツールを入れた方がいいのかという理由をロジカルに説明をすることです。

ここでは４つの工程に分けて整理をしていきます。

課題

まず、自社の課題を明確に整理をしましょう。

ここでいう課題は、単純な作業における課題ではなく上流の部分を提示することが求められます。

例を挙げると、例えば社内のデータ入力に時間がかかっているとして、課題を「データ入力に時間がかかっている」とあげてしまうとその問題を解決することにより、何が得られるのかがはっきりしないため上司も判断がつきづらくなります。

この場合、「データ入力に時間がかかることにより、社員の残業時間が大きく発生して人件費が高騰している。そのため売り上げを伸ばしても利益率が上がらないことが課題である」といったような

データ入力により、発生している上流の課題に焦点を当てると、データ入力の時間削減が利益率をあげることにつながると理解をもらえやすくなります。

原因

次に原因です。

上記の例に沿うと、ここで挙げるべきは「なぜデータの入力時間がかかっているのか」ということになります。原因というのは、用いる解決策に直結しますので、的確に捉える必要があります。

また、原因は一つでないことも多々ありますので、課題に対して起きている背景を社内で確認をし、間違った原因を捉えないようにしましょう。

原因を提示するときに突っ込まれやすいのが「他の原因はないのか」といった点です。

ありとあらゆる方向から課題を確認し考えられるが、原因ではないものも把握しておくと、より説得力がます上申ができるでしょう。

解決策

原因が特定できたら、次に解決策です。

今回で言うと、「入力時間の削減に導入するツール」となります。解決策の提示において重要なことは２点です。

一つは、「原因に対する打ち手になり得ていること」です。

解決策は、課題の原因とリンクしている必要があります。ここがリンクしていないと、原因の解決ができず、せっかく何かを導入しても課題は以前として残ったままになってしまいます。

なので、前段であげた課題とその原因に対して、どのような機能がその打ち手をなり得るのか、具体的にはどのようなシーンで、どのような活用をすることで解決できるのかを明確に提示しましょう。

二つ目は「他の解決策と比べ、なぜその解決策が良いのか」ということです。

課題の打ち手は基本１つとは限りません。もしかしたら他にもっと費用がかからない解決策がある可能性もあります。

他の解決策と照らし合わせて、今回選択した解決策がベストであると提示するためにはいくつかの選択肢を設ける必要があります。いくつかの解決策を同時に提案し、検討を進めると良いでしょう。

効果

最後はツールを導入することで得られる効果です。

この効果というのは様々ありますが、確実に必要になるのは定量的な効果です。

ツールというのは基本的には何かを便利にするものですが、そこに定量的な成果が出なければただ費用をかけるだけのマイナスポイントになってしまいます。それでは上司は納得できません。

ツールを導入することによって得られる定量的な成果を明確にしましょう。

これらはツールの営業担当の方とすり合わせ、自社の活用パターンを想定し事前に確認をするのが良いでしょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか？

顧客の購買行動の変化や、サービスの複雑化により昨今の営業は難易度が上がり続けています。

そんな中で、案件の管理は非常に重要視されているもののひとつです。

ぜひこれを機に案件管理を強化するツールの検討をし、自社の営業組織の役に立ててみてはいかがでしょうか。