株式会社ギャプライズ

バックオフィス効率化で、業務にかかる工数3割減、1人あたり0.5時間/日を創出。DX推進の足がかりに。

今回お話をお伺いしたのは、株式会社ギャプライズオペレーション部ITシステムグループの工藤さん。来期に向けて社内のDXを推進していく中でデータ連携をシームレスに行えるようにし、オペレーションコストを削減する必要があると感じ、SALESCOREの導入を決意されました。取り組み当初抱えていた課題やご導入いただいた背景、取り組み後の変化、今後の展望についてお伺いしました。

サマリ

Salesforceを使用していく中でオブジェクトや項目の数が増えていったため、入力に時間がかかっていた
Salesforceを社員1人1人が一通り使えるようにするためには、Salesforceの構造から説明するなど教育する必要があったが、投入可能なリソースが限られていた
SALESCOREは直感的な操作ができるため、Salesforce入力マニュアルを作成する必要がなくなった
SALESCORE導入後、入力工数が削減され、コミュニケーションコストが改善したことで、1人あたり0.5時間/日ほど別の業務に向き合う時間を創出することができた
コア業務に集中できるよう、さらにシートの改善などを進めるなど、社内のDXを推進していきたい

Salesforceへの入力を簡略化し、“誰もが入力できる”仕組みを作りたい。

ーーー組織のミッションと、工藤様のミッションを教えてください。

工藤：私はオペレーション部に所属しており、社内のシステム関係全般を見ています。オペレーション部の中に社員が私1人しかおらず、他は外注の方にお手伝いいただきながら日々業務を行っています。そのため、組織としてのミッションと個人としてのミッションがほぼ同じにはなってしまいますが、社内DXのためのデータ基盤の確立が大きなミッションです。

弊社は今年の10月に20期目を迎えましたが、21期以降に本格的に社内のシステム環境のDXに取り組みたいと考えています。将来的なシステムの構成図は18期で既に引いているので、それを基にデータ基盤を確立し、データ連携をシームレスに行えるようにすることでオペレーションコストの削減を実現したいと思っています。

ーーー当時の組織の課題やご導入いただいた背景を教えてください。

工藤：Salesforceに情報を入力する際に時間がかかっていたことと、社員1人1人がSalesforceを使えるようにするための教育に投入可能なリソースが限られていたことが課題でした。そのため、Salesforceへの入力を簡略化し、Salesforceを触ったことがない人や入社して間もない人でも分かりやすい仕組みを作りたいと考えていました。

Salesforceを導入してから10年ほど経っていますが、弊社ではSalesforceの標準機能に加え、カスタマイズして入出金や債権債務のデータも登録できるようにしています。そのため、データの一元化はできているものの、オブジェクトや項目が膨大になってしまいました。本来であれば、ユーザーや事業部単位、業務プロセスに応じて必要な項目に限った形でUIをカスタマイズできるといいのですが、そうなった場合のメンテナンスコストを考えると、理想の状態はあるけれど実現できずにいました。

また、Salesforceはデータがどことつながっているか分かりづらく、一通り使用できるようになるためには一旦、Salesforceの構造から説明する必要があります。

そこで、何かできることはないかと探していたところ、SALESCOREの広告を拝見し、話を聞いてみようとご連絡しました。

実はSALESCOREの他にも、同様の製品をいくつか比較検討していたのですが、エクセルライクすぎず、UIが見やすく事務処理を苦手とする人でも抵抗感なく使えるのではないかと思い、SALESCOREの導入を決めました。

ニーズをくみ取りながら徐々に利用を拡大。業務にかかる工数が3割減り、1人あたり0.5時間/日の創出に成功。

ーーーSALESCOREが組織内に浸透するまで、どのようなフローで進めていきましたか？

工藤：一旦、オペレーション部でシートのイメージを作成した後、頻繁にSalesforceを触っている人や、以前から入力工数に時間がかかると訴えていた人など数人に「こんな風に入力できるシステムがあるけど、どうですか？」と声をかけ、コミュニケーションを取りながらより使い勝手が良くなるようシートのメンテナンスをしつつ、徐々に全体に利用を広げていきました。

会社全体のITリテラシーは高いと思いますが、SALESCOREを導入した当初はやはり慣れたやり方がいいという人や、新しいことを覚えるのは手間だと思う人もいて、そういった方々にSALESCOREの使用を促す難しさはありました。ただ、一度SALESCOREを触ってもらいさえすれば、「こちらの方がいいね」と言って皆使っていました。

SALESCOREは直感的な操作ができるため、操作方法のマニュアルは作成していません。多くの場合、プロセス毎にシートを作成し、普段の業務プロセスの中で「このステップにきたら、このシートを確認してください」と、シートリンクを社内に展開する形で対応しています。以前であれば、Salesforceの未完了レポートや週次の進捗レポートなど、レポートで共有していたものをSALESCOREのリンクに変え、そのリンクを踏んで作業するというオペレーションにすることで全体への定着・浸透を図りました。

操作方法のマニュアルが必要な場合は、SALESCOREさんが作ってらっしゃるマニュアルを活用させていただいています。

ーーーSALESCOREを導入してからどのような変化がありましたか？

工藤：SALESCOREを導入したことで、営業活動の記録をスムーズに行えるようになりました。

例えば、Salesforceのレポートの中にターゲットリストがありますが、アプローチする際にそのターゲットリストや活動履歴のレポートを見ながら架電・記録するとなると、複数の画面を行ったり来たりしなければいけません。それが1つのシートで表現できるようになったため、画面遷移無しで対応できるようになりました。

加えて、入力しやすくなったことによって営業メンバーが適時の活動の記録や金額、フェーズの更新をこまめに行うようになり、対応漏れや記録漏れを削減することができました。

バックオフィスの業務も劇的に変わりました。Salesforceでは1つ1つ登録していかなければいけないような小分けのデータもまとめて作成・更新できたり、月次の計上データを整えるなど月末月初の作業におけるフロントとバックオフィスの間のデータの行き来、コミュニケーションコストが改善しました。体感では工数が3割程減り、別の業務に向き合う時間を1人あたり0.5時間/日創出できました。これにより、月末の締め日にちゃんと期日を守って締められるようになりましたし、よりコア業務に集中できるようになりました。

SALESCOREではカスタマイズやコピーが容易にできるため、今までは部署単位でレポートを作成して共有していたのが、個人まで絞り込んだ状態でシートを作ることができます。

このようにオブジェクトのデータを1シートで表現でき、かつ編集できるというのは、弊社のようにカスタムオブジェクトを多く作成している企業にとっては画面遷移が無くて非常に使いやすく、大きなメリットでした。

また、以前Salesforceのみを使用していた時は最初に「タブはここを開いて、ここの数値とここの数値が合っていたら、終わりとみなしていいよ」「この場合は、このタブを開いて、こういう風に入れて」といった具合で詳細な操作手順を記載したマニュアルを作っていたため、プログラムの入力規則の見直したり、取り扱う製品の増加に伴ってプルダウンリストをブラッシュアップしたりするなど、Salesforceの改修があった際にマニュアルを修正したり、新たに作成したりする必要がありました。今はその必要がありません。マニュアルを作らなくてよくなったのは、とても大きかったと思います。

レコードがゼロになれば終わったと認識できるなど、可視化もより進んだように思います。