株式会社ネクストビート

スピーディーなデータ入力を実現しビジネスチャンスを逃さない。Salesforceの入力工数が3分の1になり多くの業務を担えるように

今回は株式会社ネクストビートのBusinessTechnologyDivisionに所属している小口様にお話をお伺いしました。SALESCOREを保育士向けの人材事業で導入いただいています。Salesforceに求人票の情報を入力する必要があるものの、複数のオブジェクトにまたがってデータ入力をしなければならないことや、データローダでのデータ更新に手間がかかることが、営業の機会損失になっていました。SALESCORE Sync導入後に、それらの課題がどのように解決され、業務の変化につながったのかをお話いただきます。

サマリ

複数のオブジェクトを行き来しながらデータ入力する必要があり、一法人あたり入力に45分を費やしていた
データローダを使ってデータを更新する場合も一気に更新することができず、工数がかかっていた
エクセル形式の操作性が良いツールということから、社内でのSALESCORE Syncユーザーを順調に増やし、入力業務を分散させた
一法人あたり15分で完了できるようになったことでスムーズに入力でき、入力の質も改善された

複数のオブジェクトを行き来しながらのデータ入力に手間がかかっていた

ーーー事業内容について教えてください。

コーポレートミッションとして「人口減少社会において必要とされるインターネット事業を創造し、ニッポンを元気にする」を掲げ、ライフイベント、地方創生、グローバルの3領域で事業を展開しています。

ライフイベント領域では、今回SALESCORE Syncの導入を決めた「保育士バンク！」をはじめとした保育士の就職支援事業をベースに、子育て支援領域のプラットフォームを構築しており、保育施設向けICT業務支援システム「保育士バンク！コネクト」や、子育て情報メディア「KIDSNA STYLE」、ベビーシッターマッチングサービス「KIDSNAシッター」などを運営しています。

そして地方創生領域では、宿泊業界専門の就職・転職支援サービス「おもてなしHR」、グローバル領域ではシンガポールを拠点とし人材ソリューション事業を展開しています。

ーーー小口様はどのような業務を担当されているのでしょうか？

私が所属しているBusinessTechnology Divisionでは、「情報を経営の武器にする」という大きなテーマのもと、「情報の適切な取り扱いを推進し、ネクストビートの事業を加速させること」をミッションに掲げています。そのなかで、CRMツールSalesforceを中心とした情報システムの開発・運用ならびに顧客情報の管理を担っています。

ーーーSALESCOREの導入の背景について教えてください。

保育士・幼稚園教諭向けの転職支援サイト「保育士バンク！」は、保育人材採用のサポートを行う事業のため、保育施設が求める人材をキャリアアドバイザーが紹介します。

現在、「保育士バンク！」で扱う顧客データはSalesforceに集約しており、保育施設を運営する法人から提出された求人票をSalesforceにデータ移行する必要があります。その際に入力作業が発生するのですが、企業によってフォーマットが異なったり、Salesforce内にある複数のオブジェクトにまたがって入力しなければならないため、作業に時間がかかり工数負担が課題となっていました。そこでSALESCORE Syncを導入することにしました。

ーーー具体的にどのようなオブジェクトに入力しているのでしょうか？

オブジェクト構成としては、TOPに法人（取引先）があり、次に施設詳細（施設形態・園児の定員数等）、続いて募集管理と呼ばれるオブジェクトが紐づいています。この募集管理ページに施設名・職種・雇用形態などを入力する項目があり、そこに求人票の情報を入力していました。

そのため情報を入力するには、何個もレコードを開いたりページを遷移しなければならず、その作業が煩わしいので、Salesforceのデータが必要最低限の情報のみとなってしまいました。

また一つの法人で募集内容が同じこともあるのですが、Salesforce上ではコピーがしづらいため、エクセルに落として一括処理をすることもあり、これも手間がかかっていました。

ーーーSalesforceへの入力作業が煩雑だったことで、どのような状況になっていたのでしょうか？

求人票の入力については、1法人あたり約45～60分ほど作業時間が発生します。

「保育士バンク！」は全国各地に拠点があり、首都圏内の法人だけでも、毎月30法人ほどの求人票の入力作業が発生し、全てのデータ入力に3日程費やしていました。

入力に時間がかかることで、リアルタイムで情報を反映できずタイムラグが発生し、求職者に紹介できたはずの求人を紹介できないというような、機会損失の可能性もありました。

地方拠点については、キャリアアドバイザーである営業メンバーが入力業務を担っていたため、営業のリソースが逼迫し、本来の業務に力を入れられていない状況でした。首都圏以外の求人情報入力も、自分達の部署で巻き取っていきたいとは考えていましたね。

Salesforceの元データが変更されている可能性があり、データローダを用いたデータ加工も一気に行えなかった

ーーー他にもSALESCORE Syncで改善したいと考えていた業務はありますか？

システム管理者が行っていたデータメンテナンス業務に関しても課題がありました。データローダを用いて一括でデータを更新する場合に、エクスポートしてエクセルでデータを加工した後に、データローダで再度読み込んでいました。データ加工に時間がかかってしまうと、いざインポートするときに、Salesforce側のデータが他者により変更されている可能性があります。そのため、大量のデータを一気に修正するのではなく、少しずつ分けて行っていたので、作業スピードが上がらず生産性を落としていました。

もう一つ細かいところでいうと、Salesforceの参照項目はエクスポートするとテキストに変換されてしまうのですが、インポートする際は参照先のIDを指定しなければならず、いちいち加工する手間も煩わしいなと感じていました。一度、過去の操業期間の全受注実績に対して、ユーザーを改めて割り当てるデータメンテナンスを行ったことがありました。全ての期間において在籍していた営業メンバーマスタを作るのが非常に大変で、参照項目のメンテナンスは地味に困っていました。

また2年前にSalesforceの環境リニューアルを行っており、その影響で、会社名や電話番号など基本的なデータが一部欠落していました。それらを効率的に見直したり修正したいという点も今回の導入理由の一つでした。

ーーーSALESCORE Sync導入の決め手について教えてください

Salesforceのデータを複数オブジェクトにまたがって一括で更新できるところですね。

またエクセルやスプレッドシートに近い形式でショートカットが使えることなど、直感的で分かりやすい操作性も決め手の一つです。ツールは私が使うだけではなく、他のメンバーや派遣社員の方も使うことを想定していたので、操作が難しいとオンボーディングに時間かかってしまいます。ただSALESCORE Syncは本当に操作しやすいので、検討段階でこれだったら大丈夫だと感じて導入を決めました。

入力時間が3分の1になり、他業務も巻き取れるようになった

ーーー導入からどのようなフローで進められたのでしょうか？

まずゴールに、首都圏以外の求人情報の入力業務も巻き取り、現場が営業活動に集中してもらうという目標を掲げていました。SALESCORE Sync定着までの流れとしては、私自身がまずツールに対しての理解を深め、部署のメンバーにレクチャーを行いました。同時に、導入前のデータ入力のフローを、SALESCORE Syncで入力するためのフローへと置き換えました。

部署内での活用に慣れてきたので、まずは首都圏の30法人の求人情報入力を営業支援をしている他部署に移管しました。一方、私たちの部署ではゴールとして掲げていた、首都圏以外のエリアでも求人情報の入力業務を引き受けることができました。現場には、より営業活動に専念してもらえていると思います。SALESCORE Syncを使用できる社内のユーザーをうまく増やしていけたことで、入力業務を分担して効率よく進めることができました。

ーーー入力業務はどのようになりましたか？

1法人当たりの入力時間が45分から15分に短縮され、担当社数も30法人から40法人へと増やすことができています。また首都圏の入力業務を別の部署に移管したことも相まって、現在は全地域で大手法人も含めた求人情報の入力業務を営業から巻き取ることに成功しています。

作業工数に関して効率化できた分、求人の募集が有るか無いかだけの入力にとどまらず、給与条件や求人内容の詳細まで併せて更新するなど、思っていた以上に様々な業務を担えるようになりました。

これまではデータローダを使っていなかったため、レコードを一つずつ開き、手動で作業していたので、入力にかなりの時間を費やしていました。しかしSALESCORE Syncを導入し作業が効率化され、入力業務を引き継いだことで、営業メンバーは本来リソースを割くべき業務に時間を使えるようになりました

ーーーどのような方にSALECOREをおすすめしたいですか？

データ入力で何かしら困っている人は、一度システムを触ってみるといいと思います。データを重視し、Saleforceに多くのデータを正しく入力したい場合、ページ遷移が多くなってしまったり、入力内容が多岐に渡ったりと、入力が煩雑になるという課題に直面すると思います。より即効性があったり、ありがたみを感じるのは「情報は入力したいけど、システムが複雑で入力が面倒...」という悩みを持つシステム管理者であったり、営業組織をまとめるマネージャークラスの方なのではないでしょうか。そういった方にはぜひSALESCORE Syncで入力を効率化してみて欲しいなと思います。

ー小口さん、貴重なお話ありがとうございました！